Dire a chi ci sta vicino cosa pensiamo del suo lavoro è sempre molto complesso e richiede tanta energia, tatto e concentrazione.

Insomma, 3 elementi di cui siamo quasi sempre a corto, specialmente a fine giornata o sotto stress.

Ma perchè è così importante il feedback come strumento di lavoro?

Partiamo dalla definizione: il feedback può essere definito come una restituzione riguardo l’impatto che l’attività professionale di un collega ha su risultati, ambiente e attività.

Secondo l’articolo de Il Sole 24 Ore e considerando che in inglese il verbo to feed significa nutrire, è possibile affermare che un feedback si rivela efficace quando è focalizzato sui miglioramenti possibili, contenendo indicazioni utili per lo sviluppo di una capacità o di una potenzialità e chiarendo esattamente a cosa si riferisce, per far sì che il ricevente si senta realmente aiutato.

Ok, ma quindi?

Ecco 3 regole d’oro per un feedback che funzioni:

✅ TIMING: assicurati che il momento dello scambio sia quello giusto (quindi che le persone siano in una situazione distesa e pronti ad accoglierlo). Ad esempio, subito dopo un meeting andato male non rappresenta il contesto più funzionale.

✅ CONTENUTO: assicurati che il contenuto sia specifico, fai in modo che sia chiaro il “che cosa”.

✅ APPROCCIO: assicurati che il feedback sia costruttivo, impegnandosi ad esplicitare l’impatto dell’azione.

Ma entriamo nello specifico … QUANDO LO DAI

1)         Assicurati di sentirti sereno (fai un bel respiro quadrato)

2)        Comunica in modo specifico qual è la situazione/azione a cui ti riferisci: metti al centro del tuo feedback un impatto misurabile che permetta alla persona di fronte a te di vedere l’area di miglioramento in modo concreto.

3)        Evita giudizi generali o astratti: focalizza il tuo feedback sul comportamento, non sulla persona.

Ad esempio, invece di dire “Il tuo lavoro non è abbastanza buono”, puoi dire “Nella presentazione di ieri, avrei preferito vedere più dati concreti per supportare le tue conclusioni”.

4)        Sii tempestivo: cerca di fornire il feedback il più vicino possibile all’evento o all’azione su desideri confrontarti. In questo modo, le informazioni saranno fresche nella mente della persona e potranno essere applicate immediatamente.

5)        Sii chiaro sulle aspettative: comunica chiaramente le tue aspettative riguardo al lavoro o al comportamento che desideri vedere modificato e migliorato. Assicurati che la persona comprenda e concordi su cosa ci si aspetta da lei e quali sono gli obiettivi che le chiediamo di raggiungere.

6)        Offri supporto e suggerimenti: oltre a identificare gli aspetti che richiedono attenzione e miglioramento, offri anche supporto e suggerimenti per aiutare la persona a superare le difficoltà. Sii disponibile per rispondere alle domande o fornire risorse utili.

Per aiutarti ti racconto un pò come proviamo noi a dare i feedback (o almeno come vorremmo) si continua ad imparare 😅

(Quando Federica ha cambiato tre volte l’orario del meeting senza avvisarmi)

 N: Ehi Fede, è un buon momento?

F: Certo, dimmi!

N: Vorrei chiederti se la prossima volta che modifichi gli orari dei meeting puoi avvisarmi perchè questo comporta per me una riorganizzazione importante e il rischio di non eseguire tutti i task

F: Certo, scusami 🙂
(Quando Federica ha fatto un bellissimo intervento nell’intervista al Financial Times)

 N: Ehy Fede, hai 2 minuti?

F: Certo, dimmi!

N: Ci tenevo a dirti che mi è piaciuto molto come durante l’intervista hai portato il messaggio della leadership gentile, credo che questo possa impattare positivamente molte persone che vogliono abbracciare questo approccio

F: Grazie 😍

ATTENZIONE: come in ogni comunicazione efficace è importante mettersi in una modalità ricettiva e costruttiva.

QUANDO RICEVI UN FEEDBACK

1)         Assicurati di essere presente e non farti distrarre da altro.

2)        Ascolta in modo attivo, ogni feedback è un dono, quindi, valorizza il tempo che l’altra persona ti sta dedicando.

3)        Proietta subito il feedback in una situazione in cui potrebbe esserti utile.

4)        Evita di prendertela sul personale: ricorda che il feedback è sulle tue azioni o sul tuo lavoro, non sulla tua persona. Evita di difenderti o giustificarti immediatamente, prenditi il tempo necessario per riflettere sul feedback in modo oggettivo.

5)        Chiedi dettagli: se il feedback non è abbastanza chiaro o hai bisogno di maggiori informazioni per comprenderlo appieno, chiedi gentilmente all’altra persona di fornire ulteriori dettagli o esempi specifici. Questo ti aiuterà a capire meglio le aree in cui concentrarti per migliorare.

6)        Chiedi supporto, se necessario: se hai difficoltà sul come implementare le modifiche suggerite o hai bisogno di ulteriori orientamenti, non esitare a chiedere supporto. Puoi rivolgerti a un/a collega, a un/a supervisore o a un/a mentor per ottenere ulteriori consigli o assistenza.

Un altro esempio di “come stiamo imparando anche noi a dare feedback costruttivi”:

(Quando ho postato sui social dei contenuti poco chiari)

 F: Ehi Nabila, hai due minuti?

N: Certo Fede, dimmi (finirò dopo di scrivere il prossimo post su LinkedIn)

F: Nell’ultimo post che hai pubblicato hai inserito il link senza una Call To Action specifica, è importante per l’utente che sia sempre chiaro quello che stiamo comunicando.

N: Hai ragione Fede, grazie (il post che sto preparando avrà una CTA cristallina)
(Quando ho creato un contenuto di valore)

F: Ehy Nabi, hai due minuti?

N: Certo Fede, dimmi.

F: Ci tenevo a dirti che mi è piaciuto molto il contenuto dell’ultima pillola (in)formativa che hai preparato per Svicom, l’ho trovato particolarmente energizzante e credo possa essere preziosa per aiutarci a migliorare i nostri contenuti!

N: Grazie Fede (alla prossima farò ancora meglio 😉)

Ricorda un buona regola: 3 feedback positivi per ogni feedback negativo.

Alla prossima puntata 😉